Penulisan Direct Request

BAB I

Penulisan Direct Request

A.  Pengorganisasian Direct Request

Direct request atau permintaan langsung sering diartikan kurang tepat sebagai bentuk permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face-to-face). Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain (seseorang/individu atau organisasi) untuk meminta berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik. Sebagi contoh, suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan informasi tentang produk baru kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan media elektronik, seperti telepon, faksimile, atau e-mail.

            Bagaimana pengorganisasian direct request? Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung (direct approach).

a.    Pembukaan

Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yang tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman. Sebagai suatu contoh, jika Anda meminta data sensus 2004 dari suatu lembaga pemerintah, ada kemungkinan orang yang menangani permintaan Anda tersebut tidak tahu apakah yang Anda inginkan adalah suatu rangkuman data yang satu atau dua halaman atau suatu laporan sensus yang rinci yang berjumlah ratusan halaman.

Oleh karena itu, pada kalimat permulaan Anda harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut.

b.    Penjelasan Rinci

Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar,  Anda perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang Anda buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.

Pendekatan lain yang mungkin dapat diterapkan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan Anda menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Anda mungkin bertanya tentang spesifikasi secara teknis, dimensi, dan kegunaan suatu produk.

c.    Penutup

Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi ataupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

B.   Permintaan Informasi Rutin

Surat-surat permintaan rutin layak memperoleh perhatian dengan bijaksana. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusan bahkan ribuan karyawan, konsumen, klien, dan para pemegang saham. Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, Anda harus menjaga maksud/tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan Anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang Anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang Anda sampaikan.

Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini : (1) Apa yang ingin diketahui. (2) Mengapa hal tersebut perlu diketahui. (3) Mengapa hai ini dapat membantu. Dalam kaitannya direct request, permintaan dapat bersal dari dalam maupun dari luar organisasi bisnis.

a.    Permintaan di dalam Organisasi

Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa saja yang diinginkan. Pengirim memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, antara pemimpin dengan karyawan, antara pemimpin dengan supervisor, atau antara supervisor dengan karyawan.

b.    Permintaan ke Luar Organisasi

Sebagai seorang pelaku bisnis profesional tentunya Anda perlu berkomonikasi dengan para penlanggan, pemasok (suplier),  dan perusahaan lain untuk berbagi keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat yang harus dikirim ke luar organisasi (perusahaan) untuk memperoleh berbagai informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku-buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerja sama bisnis, keinginan untuk berlangganan koran, tabloid, atau majalah.

C.  Menulis Direct Request untuk Pengaduan

Kapan saja merasa tidak puas terhadap suatu produk, jasa, atau kebijakan suatu perusahaan, Anda perlu mengadukan masalah atau keluhan yang Anda hadapi kepada orang-orang yang sangat berkompeten sesegera mungkin. Istilah surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment letter) yang berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan. Dalam surat direct request, Anda mungkin dapat meminta salah satu dari berikut ini :

·         Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali seharga barang tersebut (refund).

·         Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.

·         Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.

·         Perbaikan gratis.

·         Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak.

·         Pembatalan atas suatu pesanan produk.

·         Pembetulan atas kesalahan penagihan produk.

·         Koreksi atas kesalhan dalam nota pembayaran.

·         Penjelasan atau perubahan kebijakan atau prosedur.

Terdapat sebuah contoh surat pengaduan yang disampaikan oleh seorang konsumen kepada manajer departemen pakaina olah raga, yang menginginkan menukar pakaian olah raga yang sesuai dengan ukurannya atau kalau memang tidak tersedia atau stoknya habis, mohon uang dikembalikan saja.

Contoh Surat Pengaduan :

Surakarta, 16 Januari 2011

Yth. Manajer Departemen Pakaian Olah Raga

Raganata Store

Surakarta

Dengan Hormat,

Saya kirimkan kembali sweter yang telah Bapak kirim pada tanggal 15 Januari 2011 karena ukurannya tidak sesuai dengan yang saya pesan. Saya mohon agar sweter tersebut diganti dengan ukuran dan warna yang saya kehendaki, yaitu ukuran L warna biru muda.

Melaui telepon pada tanggal 10 Januari 2011, saya telah memesan sweter yang berukuran L warna biru muda agar segera dikirim ke rumah saya. Namun, saya terima adalah sweter ukuran S warna merah, dan tentu saja saya tidak bisa memakainya.

Oleh karena itu, saya mohon agar dikirimi sweter ukuran L warna biru muda sesegera mungkin. Apabila sweter yang saya kehendaki tersebut tidak tersedia, saya mohon uang saya dikembalikan saja. Terima kasih.

Hormat saya,

(Pandu Dewanata)

Namun, pengajuan pengaduan secara tertulis tentu akan lebih baik karena secara rinci mencakup hal-hal yang menjadikan Anda tidak puas. Reaksi Anda pertama kali terhadap pelayanan yang jelek mungkin marah atau frustasi. Akan tetapi, perlu diingat bahwa surat pengaduan yang bernada merah tentu menjadikan pembaca enggan untuk melakukan tindakan koreksi. Oleh karena itu, dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini :

Ø  Jelaskan masalah yang Anda hadapi secara rinci

Ø  Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian

Ø  Usahakan nada surat Anda tidak marah atau emosional

Ø  Permintaan tindakan khusus

D.  Surat Undangan, Pemesanan, dan Reservasi

Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan, pesanan, dan reservasi adalah pendekatan langsung (direct approach).

a.     Surat Undangan

Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal ini, pendekatann langsung mencakup tiga komponen, yaitu ide pokok (main idea), penjelasan rinci (explanations), dan penutup (close courtesy).

Ide pokok dalam paragraf pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan penjelasan yang lebih rinci tentang ide pokok di awal surat tersebut. Berikutnya diakhiri dengan penutup yang berisi suatu harapan atau tindakan yang diinginkan dan ucapan terima kasih.

b.    Surat Pesanan dan Reservasi

Ketika perusahaan Anda melakukan pemesanan (order) produk kepada perusahaan lain, maka perusahaan tersebut dapat menulis surat pemesanan dengan menggunakan pendekatan langsung (direct approach).

Surat pemesann paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu pernyataan rinci apa yang Anda pesan, metode pengirimannya, dan cara pembayarannya. Kemukakan secara jelas kuantitas/jumlah produk yang Anda pesan, ukuran, warna, gaya (style), harga pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman, dan petunjuk khusus lainnya.

E.   Permintaan Kredit

Bagaimana Anda dapat memperoleh kredit? Secara sederhana, ada dua tahap yang perlu Anda perhatikan, yaitu 1). Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada; dan 2). Mengirimkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses memperoleh kredit tersebut. Untuk memperoleh formulirnya, Anda bisa datang sendiri ke lembaga perkreditan yang bersangkutan atau melalui telepon. Data pendukung ini mencakup antara lain kartu tanda pengenal, laporan keuangan tahun terakhir, data pendukung lainnya, serta surat permohonan kredit (credit request).

                        Dalam surat permohonan kredit, di samping data pribadi Anda, jenis usahanya, dan jumlah (besarnya) kredit yang diminta, juga harus didukung dengan berbagai dokumentasi penting dan prospek bisnis Anda di masa depan. Hal ini pentng bagi lembaga perkreditan untuk menilai kelayalakan Anda dalam memperoleh kredit, baik dilihat dari sisi besarnya kredit maupun jangka waktu pengembaliannya.

Unknown

Add Comment

Komunikasi Bisnis, Materi

Monday, 28 November 2016

Share

Like

G+

Tweet

Tweet

Related Posts