BAB II

Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Positif

A. Strategi Penulisan untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif

Pemesanan produk baru kepada suatu perusahaann, pengiriman produk kepada pelanggan, pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan, atau pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.

Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan good news dalam dunia bisnis pada dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan langsung atau deduktif, sebagaimana nampak dalam Tabel Pendekatan Langsung Pesan Rutin dan Good News berikut ini :

*Routine Messages* (Pesan Rutin)	*Good News* (Berita/Kabar Baik)
· Pembuka : Pernyataan ide pokok (main)	· Pembuka : Pernyataan good news
· Pertengahan/isi : Penjelasan rinci.	· Pertengahan/isi : Penjelasan rinci
· Penutup : Mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan.	· Penutup : Mengingatkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi ke depan.

Pendekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut :

(+) Keunggulan :

· Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu pesan.

· Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah Anda lakukan.

· Menghemat pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama.

(-) Kelemahan :

· Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya.

· Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”; hal ini terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya.

a. Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal satau lazim dalam kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan dalam penyampaian pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang perlu mendapatkan perhatian. Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca.

b. Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis yang positif melalui lisan maupun tertulis, bentuk pesan-pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Upayakan bagian awal penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca.

Selanjutnya pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci (supporting idea). Bagian ini memiliki porsi bahasan terbanyak dibandingkan dengan bagian awal dan akhir.

Bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan keramahan (close courtesy) dan pernyataan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca.

Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif.

a. Ide-ide Pokok yang Jelas

b. Penjelasan Rinci

c. Penutup Surat

B. Pesan-pesan Good News dan Goodwill

Pesan-pesan good news dan goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan good news dan goodwill, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan/pegawai, dan masyarakat publik pada umumnya.

a. Good News tentang Pekerjaan

Bagaimana mendapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang tepat unuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Oleh karena itu, suatu organisasi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-betul melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang dikehendaki. Apalagi kalau kita perhatikan di lapangan, fakta menunjukkan bahwa para pelamar kerja sering kali jauh lebih banyak dari pada posisi pekerjaan yang akan dipilih.

Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan dengan masalah pekerjaan, baik yang berbentuk finansial maupun nonfinansial, antara lain seperti dalam tabel berikut :

Finansial	Nonfinansial
Kenaikan gaji	Promosi jabatan
Banus lembur kerja	Tandan penghargaan
Insentif	Fasilitas kendaraan dan perumahan
Tunjangan hari raya	Proposal (usulan) suatu proyek diterima
Kredit dengan bunga sangat ringan
Asuransi kesehatan dan jiwa

b. Good News tentang Produk

Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan penetapan harga produk yang kompetetif, produk yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang tepat pula.

Dalam dunia bisnis yang riil di lapangan, dapat dijumpai bermacam-macam good news yang berkaitan dengan produk, antara lain :

· Pemberian diskon harga produk hingga 50%.

· Sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 2 get 1 free).

· Pembelian kupun diskon harga produk.

· Membeli produk dalam jumlah tertentu memperoleh hadiah langsung maupun diundi (seperti : kalender tahun baru, gelas, mangkuk, piring, kaos, gantungan kunci, dll).

· Jaminan layanan (garansi) produk hingga tiga tahun.

c. Pesan-pesan Goodwill

Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberian ucapan selamat kepada karyawan/pegawainya atau pihak lain, seperti : naik pangkat atau jabatan, diangkat sebagai pemimpin suatu asosiasi organisasi bisnis, dan sejenisnya. Penyampaian ucapan selamat oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok, seperti ucapan selamat ulang tahun, ucapan selamat atas penyelesaian studi, ucapan selamat atas kesuksesan nonbisnis, merupakan hal yang baik untuk menjaga hubungan baik diantara mereka.

C. Menulis Jawaban Positif

Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendakatan langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.

a. Surat Konfirmasi Pesanan

Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi (confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima. Pada umumnya, surat konfirmasi diperlukan apabila terdapat pesanan produk dengan jumlah dan nilai yang cukup besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan sedang dikirim atau jumlah dan nulai pesanannya relatif kecil, pada umumnya tidak diperlukan surat konfirmasi.

b. Menjawab Permintaan Informasi

Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi. Pendapat orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun departemen, akan dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan Anda dalam menangani permintaan tersebut. Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang mudah.

Informasi mungkin tidak dapat diperoleh dengan segera dan keputusan untuk mengambil beberapa tindakan harus dilakukan oleh tingkat manajer/pimpinan yang lebih tinggi. Oleh karena itu, proses pengambilan keputusan tidak dapat dilakukan segera karena permasalahan birokratis. Meskipun proses pengambilan keputusan cenderung lamban, permintaan informasi dari pelanggan atau pihak lain harus direspon secara cepat dan tepat.

1. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial

2. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan

D. Menangani Permintaan Kredit Rutin

Kredit pada dasarnya adalah bentu kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan. Oleh karena itu kredit adalah sesuatu hal yang sudah biasa dalam suatu masyarakat, kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin, seperti surat persetujuan kredit (credit approval letters) dan referensi kredit (credit reference).

a. Persetujuan Kredit

Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain. Dalam kaitannya dengan persetujuan akad kredit dengan jumlah plafon tertentu, adakalanya dilibatkan pihak notaris yang ada di suatu wilayah tertentu. Oleh karena itu merupakan dokumen resmi, surat perjanjian persetujuan kredit harus dicek benar-benar baik dari sisi penulisan kata, kalimat, penggunaan tanda baca secara tepat, tingkat akurasi, kelengkapan isi/subtansi pesan, maupun kejelasannya.

b. Memberikan Referensi Kredit

Di negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer secara online. Terminal komputer dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor cabang yang mereka miliki. Sistem perbankan online memungkinkan kantor pusat mudah melakukan monitor terhadap segala aktifitas yang ada pada cabang-cabang mereka. Oleh karena itu, para nasabah juga memperoleh kemudahan layanan yang berkaitan dengan penarikan uang tunai atau memindahbukuan atau pembayaran secara online.

Kadang kala, permohonan kredit kepada suatu lembaga perbankan tidak memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Akan tetapi, untuk jenis-jenis kredit tertentu yang memiliki nilai kredit yang tinggi, umumnya pemberi kredit memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi, antara lain (1) permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan, dan (2) nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.

E. Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

Dalam surat rekomendasi umumnya dijelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan untuk melanjutkan kariernya.

Surat rekomendasi merupakan salah bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karateristik, antara lain :

· Nama lengkap permohonan (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja).

· Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon.

· Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri.

· Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon.

· Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.

Bentuk informasi positif lainnya adalah surat pemberitahuan tentang diterimanya sebagai pegawai baru atau keberhasilan melamar suatu pekerjaan. Setiap orang tentunya akan senang sekali bila lamaran kerjanya membuahkan hasil, dengan diterimanya ia sebagai pegawai/karyawan di suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis).

Unknown

Add Comment